Expenses
Note de frais automatisée
La gestion des notes de frais est souvent un casse-tête pour les employés et les services financiers des entreprises. Avec la multiplication des déplacements professionnels, il est essentiel de disposer d’une solution moderne, simple et efficace. Le module « Note de frais intégré » à notre application mobile HtoH, révolutionne la gestion des dépenses professionnelles en rendant le processus plus rapide, précis et sans stress.
Contexte
Pour les employés
La méthode traditionnelle de gestion des notes de frais, basée sur la collecte et l’organisation de reçus papier, est fastidieuse et sujette à des erreurs. Les employés risquent de perdre des reçus, ce qui peut entraîner des oublis dans les rapports de dépenses. De plus, la saisie des données prend du temps, réduisant la productivité et retardant la soumission des rapports.
Pour les services financiers
Pour les services financiers, le traitement des notes de frais est une tâche longue et source d’erreurs. La saisie manuelle entraîne des inexactitudes, tandis que la vérification des dépenses mobilise des ressources importantes. L’absence de visibilité en temps réel complique la gestion budgétaire et la prévision des flux de trésorerie. Le stockage des documents papier pose également des problèmes de conformité, notamment dans un contexte de régulations de plus en plus strictes.
Solution
Intégration dans le compagnon de voyage
Le module "Note de frais intégré" s’intègre harmonieusement dans le compagnon de voyage HtoH, enrichissant l’expérience de déplacement des employés. Cette solution permet de gérer l'ensemble du voyage – des réservations aux itinéraires de voyage en passant par les notes de frais – dans une seule application.
Gestion centralisée : Tout est géré depuis une application unique, réduisant la complexité et rendant l’expérience utilisateur plus fluide.
Captures en temps réel : Les reçus peuvent être capturés et enregistrés en temps réel, minimisant les oublis et facilitant la gestion des dépenses pendant le voyage.
Notifications contextuelles : Le module envoie des rappels basés sur l’itinéraire pour s’assurer que toutes les dépenses sont correctement documentées.
Conformité simplifiée : Les dépenses sont automatiquement organisées par déplacement, simplifiant le suivi et garantissant une documentation complète.
Capture d'images et OCR
Notre module peut intégrer la technologie de capture d’images avancée et de reconnaissance optique de caractères (OCR) de l’outil note de frais pour extraire automatiquement les informations clés (montants, dates, fournisseurs, catégories de dépenses) des reçus avec une précision de 95%. Cette automatisation permet une saisie rapide et minimise les erreurs humaines.
Organisation et rappels automatiques
Les dépenses sont organisées par déplacement grâce à l'intégration de réservations avec le planning des voyages HtoH. Le module détecte les reçus manquants et envoie des rappels, garantissant une documentation complète et un suivi facile pour les utilisateurs et les services financiers.
Intégration et interface utilisateur
Le module génère un fichier téléchargeable contenant toutes les informations de dépenses. Son interface utilisateur, intuitive et conviviale, permet de gérer et visionner les dépenses en temps réel depuis un smartphone.
Bénéfices
Pour les employés
L’intégration des notes de frais dans un compagnon de voyage réduit considérablement le temps et le stress associés à la gestion des déplacements professionnels. Les employés peuvent capturer et traiter les dépenses en temps réel, ce qui simplifie la gestion des notes de frais et améliore leur productivité.
Pour les entreprises
Les entreprises bénéficient d’une saisie des données plus précise, réduisant les erreurs et les inexactitudes dans les rapports de dépenses liées aux voyages d’affaires. Cette précision améliore la comptabilité et réduit le temps consacré à la vérification et à l’approbation des notes de frais. La visibilité en temps réel sur les dépenses permet une meilleure gestion budgétaire et des prévisions financières plus précises. De plus, l’automatisation du processus réduit les coûts opérationnels et répond aux exigences de conformité, simplifiant les audits et minimisant les risques.
Le module "Note de frais intégré", intégré dans un compagnon de voyage complet transforme un processus fastidieux en une expérience fluide et efficace, offrant une solution qui simplifie la gestion des déplacements professionnels. En s’inscrivant dans la tendance de digitalisation des processus d’entreprise, il offre flexibilité, précision et efficacité. Rejoignez-nous dans cette innovation et découvrez comment notre module peut améliorer votre gestion des dépenses professionnelles et transformer votre expérience de voyage.